Selecteer een pagina

Bureau de Bont: sterk in ontwikkeling!

Klik hier voor een nadere kennismaking met de organisatie

Aanjagen en implementeren van innovatie

Klik hier voor meer informatie over het versterken van de New Business & Marketing afdeling

Succesvol verwerven van opdrachten en contract

Lees hier meer over de leergang Accountmanagement in de zorg

Het ontwikkelen en implementeren van een projectmanagement applicatie

Klik hier voor meer informatie over de toekomst van kwaliteitsmanagement

Al onze trajecten zijn maatwerk, omdat geen organisatie hetzelfde is

En omdat ook geen mens hetzelfde is, stellen onze mensen zich aan u voor

Inzicht in de eigen Projectsamenwerking

Klik hier voor meer informatie en een gratis QuickScan

In één keer perfect, kan dat wel? Lessen uit de kinderopvang

Maar Kim, jij werkt toch in het zorgteam? Yes, klopt! Maar de afgelopen tijd heb ik een heel tof uitstapje gemaakt naar de kinderopvang.

De afgelopen maanden heb ik me veel bezig gehouden met de vraag hoe je informatie zoals werkafspraken en procedures, zo goed mogelijk ‘aan de man’ kunt brengen. Het ging daarbij niet alleen om de aantrekkelijkheid van het systeem en een goede zoekfunctie, maar ook om het aansluiten bij de behoeften en kenmerken van de eindgebruiker. En dat kan soms best lastig zijn als er binnen een organisatie veel verschillen zijn in werkomgeving en opleidingsniveau. Daarbij werden vragen gesteld als ‘hoe kunnen we ervoor zorgen dat (pedagogisch) medewerkers altijd weten waar ze informatie kunnen vinden en zo vol vertrouwen hun werk kunnen doen?’ en ‘met wat voor soort documenten sluiten we het beste aan bij de behoefte en het opleidingsniveau van pedagogisch medewerkers?’ Oftewel: bied vooral geen ultra lange documenten aan (want wie heeft er zin om dat te lezen wanneer er 15 kinderen om je heen rennen?) maar lever gewoon duidelijkheid!

Maandag is Kiek live gegaan! Op Kiek – een tof platform voor interne communicatie – kunnen medewerkers van deze organisatie daarnaast óók alle informatie vinden ‘om je werk goed te kunnen doen op de groep’ én om alles daaromheen (HR, facilitair, ICT) te ‘weten en regelen’.

Maar we zijn er nog niet! Om aan te sluiten bij de eindgebruiker blijven we bijstellen en verbeteren op basis van feedback en behoeften in de organisatie. En dat is precies waar mijn collega van de kinderopvang en ik elkaar af en toe even aan moeten herinneren: je kunt niet gelijk een 100% perfect eindresultaat de organisatie in rollen. Je zet iets neer wat je vervolgens blijft aanpassen en verbeteren zodat het product blijft passen binnen de veranderende (ICT) omgeving van het bedrijf en wat steeds beter aansluit bij de wensen en het gedrag van de eindgebruiker. Kortom: geef jezelf de ruimte om ‘fouten’ te maken die je later bijstuurt. Soms moet je gewoon doen en evalueren, in plaats van blijven denken. Je kan van te voren de toekomst namelijk niet 100% uitdenken. Dat klinkt heel wijs, maar dat gaat stiekem wel een beetje in tegen mijn perfectionisme.

Terug naar het project. Ik ben ervan overtuigd dat naast het bieden van een nieuw systeem (de structuur-kant), ook aandacht voor de gedragscomponent (de mens-kant) belangrijk is. En dat laatste wordt ook de focus in fase 2: zorgen dat de informatie die nu is neergezet ook up-to-date blijft, anders vervallen we – ondanks het nieuwe systeem – weer in hetzelfde patroon als hiervoor: een vervuild systeem met verouderde informatie. Aan de ene kant is het een wat IT-technischer stukje, waarbij we Kiek aansluiten op andere systemen. Aan de andere kant focussen we op het gedrag wat we willen veroorzaken: gevoel van eigenaarschap over informatie en het tijdig updaten bij wijzigingen. Er moet namelijk op de informatie vertrouwd kunnen worden, het moet simpelweg kloppen wat er staat. Dit moet inburgeren in de organisatie en het gedrag van de mensen. En dát is de opdracht voor de komende maanden.

Niet alles in één keer perfect willen (en kunnen!) doen, dat is de les die ik uit dit project haal. Eerst bouwen aan een 40% versie, dan implementeren, leren van elkaar en bijsturen naar een 60% en 80% versie. Samen komen we er wel, ik heb er alle vertrouwen in.

Kim van der Weel

Kim van der Weel

Organisatieontwikkelaar