Selecteer een pagina

Bureau de Bont: sterk in ontwikkeling!

Klik hier voor een nadere kennismaking met de organisatie

Aanjagen en implementeren van innovatie

Klik hier voor meer informatie over het versterken van de New Business & Marketing afdeling

Succesvol verwerven van opdrachten en contract

Lees hier meer over de leergang Accountmanagement in de zorg

Het ontwikkelen en implementeren van een projectmanagement applicatie

Klik hier voor meer informatie over de toekomst van kwaliteitsmanagement

Al onze trajecten zijn maatwerk, omdat geen organisatie hetzelfde is

En omdat ook geen mens hetzelfde is, stellen onze mensen zich aan u voor

Inzicht in de eigen Projectsamenwerking

Klik hier voor meer informatie en een gratis QuickScan

Investeren in Verbindend Projectmanagement loont bij ‘s Heeren Loo!

Tussenbalans van een meerjarenaanpak

’s Heeren Loo is een landelijke organisatie die mensen met een verstandelijke beperking zorg, begeleiding, ondersteuning en behandeling biedt. Dit doen zij in verschillende vormen zoals hulp thuis, beschermd en begeleid wonen, hulp bij opvoeding van kinderen met ontwikkelingsproblemen, dagopvang, werk en dagbesteding, onderzoek en behandeling. ‘s Heeren Loo bestond in 2016 125 jaar en is in 14 regio’s actief. Er werken in totaal zo’n 12.000 medewerkers voor ruim 9200 cliënten.

Veel projecten halen de eindstreep niet

’s Heeren Loo constateerde in 2013 behoefte te hebben aan het versterken van het projectmatig werken. Want veel projecten haalden de eindstreep niet, hadden niet het benodigde effect of liepen uit de pas in termen van tijd, geld en kwaliteit. Het totaal aantal uren dat daarmee ‘verloren’ ging in het gehele concern was hoog; er was een ‘verborgen fabriek’ met verloren uren gecreëerd.

Uit nadere analyse bleek dat er diverse redenen aan ten grondslag lagen:

  • er waren veel definities en aanpakken rondom projecten. Iets werd al snel een project genoemd en velen hadden hun eigen aanpak.
  • er was altijd een snelle start van projecten; veelal zonder dat duidelijk was welk resultaat beoogd werd en wat de aanpak zou worden.
  • de opdrachtgever was na het geven van de opdracht zeer beperkt beschikbaar voor aanvullende informatie en/of overleg.
  • projectleiders waren vaak inhoudsdeskundigen die ‘alle gaten dichtliepen’; ze fungeerden eigenlijk als ‘projectduwer’.
  • projecten werden niet beheerst; er was geen zicht op de voortgang op basis van tijd, geld en kwaliteit.
  • er was geen gezamenlijke aanpak en ‘taal’ aanwezig.

Start van het leertraject in 2013

In 2013 werd daarom door de afdeling OL&O (Opleiden, Leren en Ontwikkelen) van ‘s Heeren Loo aan Bureau de Bont gevraagd een leergang Krachtig Projectmanagement te verzorgen. Deze leergang was met name gericht op de groep van midden-managers omdat zij projecten uitvoeren in de eigen omgeving van het werk. De leergang kreeg de vorm van een 3-daagse, verdeeld over een periode van 4 maanden. Het betrof een ‘open inschrijving’ waarvoor deelnemers vanuit de verschillende regio’s zich konden inschrijven. De methode Projectmatig Creëren (PMC) stond hierbij centraal.

De Essentie van PMC
In de leergang kwamen verschillende onderdelen aan de orde zoals opdrachtformulering, omgaan met risico’s, etc. Hierbij werd gebruik gemaakt van cases en rollenspellen. Aan de deelnemers werd gevraagd om de theorie van PMC te projecteren op de eigen projecten. In de periode 2013 t/m 2015 zijn circa 100 medewerkers opgeleid.

Nieuwe fase van het leertraject

Eind 2015 werd duidelijk dat het tijd werd voor de volgende fase van het leerwerktraject. Deelnemers vroegen om verdere verdieping rondom het structureren van projecten: rollen, budgetten, scope en afbakening, fasering en commitment. Daarbij nam de vraag naar eenvoudig toe te passen tools en formats toe, bijvoorbeeld in de vorm van project-start-ups en projectcoaching.

Quotes1
Deze signalen zijn opgepakt en hebben geresulteerd in een vernieuwd leerwerktraject, genaamd Verbindend Projectmanagement. Kenmerkend voor deze nieuwe leergang is dat:

  • er echte projectstart-up’s (PSU’s) op basis van bestaande projecten plaatsvinden.
  • de regiodirecteur bij het begin van de training aanwezig is als opdrachtgever aan het projectteam.
  • tijdens de projectstart-up telkens elementen worden toegevoegd totdat het is uitgegroeid tot een compleet projectplan.
  • resultaten aan het einde weer teruggekoppeld worden aan de opdrachtgever.
  • tevens de rol van de opdrachtgever wordt herijkt.

Op deze wijze wordt dichter bij de basisprincipes van de methodiek Projectmatig Creëren (PMC) gebleven. Er is niet alleen een concreet plan uitwerkt, maar er is tegelijk ook een sterk projectteam gesmeed waarbij alle teamleden zich eigenaar voelen. Hierdoor is er sprake van ervaringsleren en wordt het rendement van de leergang vergroot.

Dat het een project betreft uit een andere regio blijkt in de praktijk niet uit te maken. Sterker, enkele deelnemers hebben na de training gevraagd of ze niet tijdelijk in een andere regio mogen werken, zodat ze het project ook kunnen uitvoeren.

Quotes2
Om de koppeling met de projectenpraktijk van ’s Heeren Loo verder te versterken kunnen deelnemers vouchers inzetten voor projectcoaching.

De deelnemers die de voucher hebben ingezet ten behoeve van hun project hebben de kracht en waarde van deze ondersteuning ervaren. Opvallend is dat alle vouchers worden ingezet ten behoeve van een projectstart-up of de voorbereiding daarvan. Kennelijk hebben deelnemers juist op dit onderdeel ondersteuning in de praktijk nodig.

Top op heden hebben ruim 50 deelnemers met grote tevredenheid aan Verbindend Projectmanagement deelgenomen. Wat opvalt is, dat naast de open inschrijving steeds meer maatwerktrajecten worden ingezet door bepaalde organisatieonderdelen.

Quotes3

Resultaten en vooruitblik

Sleutelwoorden zijn dus commitment en verbinding. Verbinding tussen:

  • opdrachtgever en projectleider;
  • projectleider en projectteamleden;
  • projectteamleden en het projectresultaat;
  • het projectresultaat en de doelgroep en organisatie.

Het gevolg is dat meer projecten de eindstreep halen binnen de kaders van tijd, geld en kwaliteit. Deelnemers schatten in dat dit op jaarbasis tonnen zal besparen als iedereen volgens deze methode werkt.

Verbindend Projectmanagement sluit naadloos aan op de kernwaarden van ’s Heeren Loo: betrokkenheid, samen, passie en ontwikkeling. De aanpak verspreidt zich daarom langzaam maar zeker als een olievlek binnen ’s Heeren Loo waardoor er een gezamenlijke taal wordt gesproken. Er is alle reden om deze positieve flow te versterken en te verdiepen. Immers, vrijwel alle vernieuwing in zorgorganisaties, dus ook bij ’s Heeren Loo, komt projectmatig tot stand en innovaties moeten in hoger tempo vorm krijgen om bij te blijven.

Naast het blijven opleiden naar behoefte is het daarom een overweging een projectendesk op te zetten waar projectleiders terecht kunnen voor vragen, (praktijk)ondersteuning in de projecten, een projectenoverzicht, formats en tools. Ook behoort een leeratelier ‘goed opdrachtgeverschap’ tot de mogelijkheden.

Voor welke stap gekozen wordt en hoe daar invulling aan gegeven wordt, zal in de komende periode moeten blijken.

Joop Hol, voormalig directeur Opleiden, Leren en Ontwikkelen ’s Heeren Loo, momenteel regiodirecteur Noordwijk.