Selecteer een pagina

Bureau de Bont: sterk in ontwikkeling!

Klik hier voor een nadere kennismaking met de organisatie

Aanjagen en implementeren van innovatie

Klik hier voor meer informatie over het versterken van de New Business & Marketing afdeling

Succesvol verwerven van opdrachten en contract

Lees hier meer over de leergang Accountmanagement in de zorg

Het ontwikkelen en implementeren van een projectmanagement applicatie

Klik hier voor meer informatie over de toekomst van kwaliteitsmanagement

Al onze trajecten zijn maatwerk, omdat geen organisatie hetzelfde is

En omdat ook geen mens hetzelfde is, stellen onze mensen zich aan u voor

Inzicht in de eigen Projectsamenwerking

Klik hier voor meer informatie en een gratis QuickScan

Kwaliteitsmanagement kan juist nu het verschil maken

Kwaliteitsmanagement wordt nog weleens als belastend en suf ervaren en ‘ons’ kwaliteitssysteem is nog weleens het kwaliteitssysteem van de kwaliteitsmanager. Het kwaliteitsmanagementsysteem wordt soms dan ook gezien als een vastlegging van alles wat we in vergaderingen, op de wandelgangen of bij het koffiezetapparaat regelen. Regelmatig krijgen we daarom ook de vraag: waarom zou je alles wat we ook informeel kunnen regelen formeel maken?

En dan is het opeens april 2020 en zijn we heel blij dat we een aantal processen formeel hebben vastgelegd, zodat we niet afhankelijk zijn van die virtuele wandelgangen. Bij het koffiezetapparaat wordt zo min mogelijk gedeeld met anderen en toch wordt van ons verwacht dat we de kwaliteit blijven garanderen die we in een hele andere werkelijkheid dan de huidige hebben afgesproken. Hoe maken we dit waar?

Het kwaliteitssysteem, niet altijd door iedereen geliefd, is juist in deze tijd extreem waardevol. Waarom? Alle afspraken die leiden tot een hoge kwaliteit hebben we al op papier staan, maar juist nu is het van belang ze in de praktijk centraal te stellen. Door kwaliteitsafspraken aantoonbaar en expliciet te maken, zowel intern als extern, zorgen we ervoor dat we de kwaliteit daadwerkelijk, ook op afstand, met elkaar kunnen realiseren. Daarom hebben we vanuit Bureau de Bont een aantal tips naar aanleiding van de ervaringen die we bij verschillende opdrachtgevers hebben opgedaan in de afgelopen weken:

  • Plan op korte termijn digitale audits in. Audits zijn een goede manier om helder te maken in hoeverre we processen volgen, welke verbeteringen we juist nu kunnen oppakken en bovendien zijn ze gemakkelijk digitaal uit te voeren (bekijk het artikel: Digitale externe audit).
  • Dubbelcheck het 4-ogenprincipe. Dit is bij uitstek een middel om de laatste fouten uit tekeningen en/of berekeningen te halen en daarom belangrijk dat we ze (formeel) blijven uitvoeren.
  • Herbevestig taken en verantwoordelijkheden en belangrijke werkprocessen. Er ontstaan in een organisatie of project veel automatismen, maar die vallen in de huidige situatie weg.
  • Voeg tijdelijke processen toe waar je als organisatie risico’s loopt. Als nieuwe risico’s ontstaan, breng deze dan in kaart en maak eventueel extra afspraken over bijvoorbeeld een onderwerp als informatie-uitwisseling; hoe blijf je in interactie met elkaar en blijven we op hetzelfde kennisniveau?
  • Creëer een administratie waarmee je de uren inzichtelijk brengt die je direct aan corona besteedt of minder efficiënt bent vanwege bijvoorbeeld het thuiswerken. Op het moment dat je een concreet urenoverzicht hebt, kan je straks indien nodig gemakkelijker en meer aantoonbaar het gesprek aangaan met opdrachtgevers, klanten en wellicht de overheid.

Ten slotte nog een laatste tip die tegen dit onderwerp aanschurkt: maak projectbeheersing inzichtelijk! Maak de voortgang op projecten voor iedereen helder en daarmee beheersbaar. Probeer zo veel mogelijk digitaal zichtbaar te maken waar we staan en wat we op (korte) termijn moeten doen.

Wat is jouw ervaring? Hoe kijk jij naar kwaliteitsmanagement in deze tijd? Laat het ons weten, deel ons jouw tips en ervaringen.