Selecteer een pagina

Vanuit creërende energie kunnen mooie dingen voortkomen

“Aan alles merk je dat de adviseurs-trainers verstand van zaken hebben. Ze wekken vertrouwen op, zijn heel inspirerend en recht door zee in hun aanpak.” — Zorggroep Almere

Een training op het gebied van projectmatig werken: “Gelijk bij de kladden gepakt”

Bij de afdelingen Marketing, Innovatie, Communicatie en Kwaliteit (MICK) en Informatisering, Automatisering en Applicatiebeheer (IAA) van Zorggroep Almere was de tijd rijp voor een volgende professionaliseringsslag. Op basis van haar Veranderportfolio – een aantal innovatieprojecten die de organisatie wil uitvoeren – ontstond de vraag naar een training op het gebied van projectmatig werken. Technisch gezien zat het werken in projecten al goed in de vingers, er was echter wel behoefte aan een écht volgende stap; één waarin ook nadrukkelijk aandacht zou worden besteed aan de competenties van projectleiders en opdrachtgevers.

Er waren twee bureaus in de race om een dergelijke training te verzorgen. Bureau de Bont werd gekozen omdat wij al direct, tijdens de kennismakingspresentatie van projectmatig creëren, duidelijk maakten dat de organisatieleden uit hun comfortzone zouden worden getrokken. Spannend dus. Zowel voor de opdrachtgevers als de projectleiders. Aan de slag met een nieuwe methodiek en wellicht ook met een andere rol in projecten. Zes weken na de training maken de mensen van Zorggroep Almere de balans op en delen hun ervaringen met de training PMC in de praktijk. Want wat maakt deze training zo bijzonder en duurzaam succesvol?

Wat de training PMC zo bijzonder en duurzaam succesvol maakt

Roy – projectleider IAA – begint:

“We gingen gelijk aan de slag met onze eigen casussen, we brachten echte opdrachten in. Zo werd de training onze wereld ingetrokken. In plaats van dat wij onze wereld uitgaan om een training te volgen. Iedereen was dan ook gelijk enthousiast en deed vol passie mee, want iedereen weet waar het over gaat en voor wie het is.”

Marian – projectleider MICK – voegt daar aan toe:

“De PMC-methodiek brengt ook meer draagkracht en inzichten met zich mee. Hierdoor is ook het leereffect veel hoger geweest. We zaten er nu met ‘hart en buik’ in en niet alleen met het hoofd.”

Ook de andere geïnterviewde projectleiders en managers benadrukken dat het een zeer sterk punt van de training is dat er gewerkt wordt met echte cases, echte opdrachten van de opdrachtgevers. De PMC-methodiek doet dan ook direct een beroep op ieders inzet en kwaliteiten. Door alle mensen die er verstand van hebben bij elkaar te zetten, krijg je, aldus Marian, een veel rijker projectplan.

Liselotte – manager MICK – merkt hierover op:

“Projectmatig creëren grijpt iedereen gelijk bij de kladden. De opdrachtgever werd stevig doorgevraagd op de opdracht. De meerwaarde van dit doorvragen, deze discussies, wordt onmiddellijk duidelijk. Want iedereen voelt zich daardoor van meet af aan medeverantwoordelijk om van het project een heldere businesscase te maken. Er kwamen tijdens de training dan ook direct al reacties als ‘geinig, dit gaat werken!’”

Voor Jan – opdrachtgever – is deze aanpak dan ook wezenlijk onderscheidend ten opzichte van andere trainingen projectmatig werken:

“Regelmatig gooi je als opdrachtgever (onbewust) jouw behoefte, jouw vraag, vaak een ingewikkelde klus over de schutting; je schuift het af. Nu ben je in diepgaand contact verwikkeld met de projectleider en het beoogde team over het project. De wensen worden aan de hand van het lemniscaat-model geïnventariseerd en als uitgangspunt genomen van het doorvragen. Zo’n goede voorbereiding, waardoor je voor aanvang van het project heel goed nadenkt en alles scherp bevraagt, brengt met zich mee dat de kans dat het project slaagt vele malen groter is geworden. En als dan blijkt dat door dit doorvragen de projectleider en het team niet gecommitteerd kan raken en de klus neerlegt, dan is dat ook resultaat.”

Bij PMC hebben dus ook andere mensen dan de projectleider of opdrachtgever iets te zeggen over het project. En mocht dat er toe leiden dat een bepaald project niet door kan gaan omdat het onvoldoende draagvlak kent, dan is dat ‘een mooi leermoment’, zoals Jan het noemt. In de woorden van projectleider Marian: “Door heel goed door te akkeren aan het begin zorg je ervoor dat er geen geld en energie nodeloos verloren gaat.”

Na het opdrachtgesprek met het projectteam waarin dus alle voorwaarden en uitgangsposities met betrekking tot de opdracht zijn onderzocht en besproken, en er volmondig ‘ja’ is gezegd tegen het project, gaan de projectteams in de werkpraktijk verder met het doorlopen van de hele cyclus. PMC is aldus Liselotte – manager – een ongoing process:

“Het is een methodiek die je direct ervaart, je creëert er gelijk energie mee. Je ziet gelijk wat het doet. We onderzoeken ook voortdurend of we nog commitment hebben. Het is een grote tijdsinvestering maar het levert een heleboel op. Want iedereen geeft in iedere fase van het project mede vorm aan het project. En vanuit die creërende energie kunnen mooie dingen voortkomen.”

Tot slot van de tweedaagse training vond een presentatie van het projectplan aan de opdrachtgevers plaats van de beoogde projecten. Roy – projectleider – zegt hierover:

“We zeiden: we hebben er lang over nagedacht en dit is hoe we het gaan doen. En we bespraken op welke inhoudelijke standpunten we nog eens zouden kunnen letten. Deze presentatie creëerde heel veel energie. Ook bij de opdrachtgevers, die kwamen ook allemaal met heel veel goede zin uit de training.”

De opbrengst van de training PMC

Inmiddels is Zorggroep Almere gestart met de implementatie van drie projecten.

Roy zegt over het project waar hij nu als projectleider bij betrokken is:

“De training heeft me geleerd om goed te letten op bij wie de verantwoordelijkheid ligt en daar naar te vragen in plaats van ‘we het regelen zelf wel’. Ik werk nu meer gestructureerd en het project is daardoor ook transparant.”

Samenwerking en gelijkwaardigheid voorop

PMC zorgt ook voor gelijkwaardigheid tussen opdrachtgever en projectleider. Van beiden wordt nadrukkelijk commitment gevraagd en de PMC-aanpak veronderstelt bovendien het voortdurend monitoren van het project.

Liselotte – manager:

De trainers hebben ons heel erg meegegeven dat je als projectleider niet zit te wachten tot iemand je werk geeft, je bent wel ondersteunend naar de opdrachtgever toe, helpt hen om ideeën te formuleren, maar je bepaalt zelf of je een opdracht aanneemt of niet. De basis is gelijkwaardigheid. Ik heb nu het gevoel dat je tegen een opdrachtgever kunt zeggen: ‘Kunnen we hier niet eens over praten want we gaan die en die kant uit’. Het is dus ook niet meer zo van dat de opdrachtgever zegt: ‘Ik heb hier een dingetje, doe jij dat? En succes!’ Het is nu echt zo dat we beiden commitment moeten voelen en duidelijk moeten hebben waar het over gaat en wat we willen bereiken. En we blijven dus voortdurend kijken naar wat het project nodig heeft.”

Roy – projectleider – beaamt dat volledig en voegt daaraan toe dat hij nu ook sneller op de opdrachtgevers afstapt, want:

‘Het contact is rechtstreekser en gelijkwaardiger’.

Voor de leidinggevende van Roy, Arian – manager IAA – brengt dat ook voordelen met zich mee. Hij geeft het volgende aan:

Het geeft mij als leidinggevende de rust dat ik niet hoef op te treden als moderator tussen opdrachtgever en Roy als projectleider. Als ik zie dat Roy een mission impossible is aangegaan, dat ik dan naar zijn opdrachtgever toe moet vanuit het idee dat ik even moet inspringen, want ‘mijn medewerker gaat helemaal niet goed’. Dit soort noodremscenario’s zullen na deze training veel minder plaatsvinden. Daarvan ben ik overtuigd.”

Marian – projectleider:

“Ik breng het ook in de praktijk in werk wat niet direct gerelateerd is aan een project. De gezamenlijkheid maakt PMC echt onderscheidend en zeer effectief.”

De methodiek van projectmatig creëren past dan ook naadloos in de Nederlandse organisatiecultuur die sterk gericht is op samenwerking en gelijkwaardigheid. De menselijke maat gaat voor, ook als innovatie vorm moet krijgen.

De trainers van de training PMC

Zoals iedereen weet, zit de kracht van een training niet alleen in de gebruikte methodiek, maar voor een heel belangrijk deel ook in de persoonlijkheid en kwaliteiten van de trainers. Dat zit bij de training PMC door Bureau de Bont ook buitengewoon goed.

Marian – projectleider:

Aan alles merk je dat de adviseurs-trainers verstand van zaken hebben. Ze wekken vertrouwen op, zijn heel inspirerend en recht door zee in hun aanpak.”

Liselotte – manager: “De trainers van Bureau de Bont, Gulian en Addo, vormen een mooi koppel: ze combineren deskundigheid, levenservaring en jeugdig enthousiasme op een uiterst professionele, doch zeer ‘warme’, plezierige manier. Ze zijn zeer betrokken, denken mee, kennen een inlevende manier van begeleiden en weten een prettige trainingssfeer te creëren. Het gaat bij hen niet om trucjes, maar juist om de mensen.”

De conclusie van Zorggroep Almere

“De training Projectmatig creëren is zeer verrijkend en verreikend. Het was echt iets nieuws. Het gedachtegoed is onmiddellijk toepasbaar. Iedereen doet direct mee. Het genereert energie. Het gaat echt een stap verder dan andere projectgerichte methodieken. We plukken er nog steeds de vruchten van.”

Een mooie opbrengst van een prachtige training! Wil je meer weten over de training Projectmatig creëren neem dan contact met ons op.