Selecteer een pagina

Bureau de Bont: sterk in ontwikkeling!

Klik hier voor een nadere kennismaking met de organisatie

Aanjagen en implementeren van innovatie

Klik hier voor meer informatie over het versterken van de New Business & Marketing afdeling

Succesvol verwerven van opdrachten en contract

Lees hier meer over de leergang Accountmanagement in de zorg

Het ontwikkelen en implementeren van een projectmanagement applicatie

Klik hier voor meer informatie over de toekomst van kwaliteitsmanagement

Al onze trajecten zijn maatwerk, omdat geen organisatie hetzelfde is

En omdat ook geen mens hetzelfde is, stellen onze mensen zich aan u voor

Inzicht in de eigen Projectsamenwerking

Klik hier voor meer informatie en een gratis QuickScan

Vergroot de slagingskans van projecten in de zorg- en welzijnssector

Projectmatig werken in de zorgProjectmatig werken is in de zorg- en welzijnssector nog steeds een interessante uitdaging. Natuurlijk omdat er vaak hoge investeringen met projecten gemoeid zijn. Ook gaan projecten vaak samen met een berg aan hoog gespannen verwachtingen en niet gebudgetteerde of onverwachte inspanningen die georganiseerd moeten worden. Dit samenspel leidt met regelmaat tot een diep dal aan frustraties en dat leidt alleen maar af van de bedoeling.

Wat kun je doen om de slagingskans van projecten in jouw zorgorganisatie te vergroten?

 

Een compacte top 3 aan tips om met relatief eenvoudige middelen de slagingskans van kostbare projecten te vergroten.

1. Doe ze niet.

Een gedachtegang voor een mogelijk kansrijk project, met de omschreven resultaten, naar de eindstreep te brengen is deze niet te doen. Eerst heel goed nadenken of je aan het project wil en kunt beginnen. En zeker de actie durven te hanteren om een project gewoon niet te doen! Dat klinkt makkelijk maar is in de praktijk best ingewikkeld. We bedoelen daarmee dat de ondergrens om een project te starten hoger moet komen te liggen. Deze selectie bij de poort bestaat uit een aantal wegingscriteria. Stel de vraag waarom moet het een project zijn? Kunnen we het een project noemen? De eerste set aan criteria is evident: het doel van het project, de resultaten, de tijdslijnen en het budget zijn realistisch en transparant over gecommuniceerd. De bemensing is rond te krijgen omdat het draagvlak stevig is.

Stel in een ouderenzorgorganisatie wordt de opdracht verleend aan de stafdienst: Vanuit onze visie om een vooraanstaande aanbieder te zijn in onze regio, hebben we de vergaande toepassing van domotica als speerpunt gedefinieerd. Juni volgend jaar hebben we projectmatig de toepassing van domotica gerealiseerd in vier van onze locaties in gemeente x. Kun je dan een project beginnen?  In veel zorgorganisaties wordt meteen (al dan niet gestructureerd) een plan gemaakt. Met veel passie, emotie en imago omgeven, is de kans op mislukking, uitloop en overschrijding van de kosten groot. Het is beter om in deze inspirerende en initiatieffase veel meer focus te leggen op een vooronderzoek. Heldere besluitvorming over de doelen en resultaten. En het te hebben of je de term project hanteert in deze fase of gewoon de duiding “vooronderzoek naar haalbaarheid en toepassing”.

2. Organiseer een gezonde projectencultuur.

Projecten kosten tijd, inspanning, investeringen en zijn het waard om te omarmen. In sommige gevallen staat de cultuur in projecten haaks op de cultuur in de zorg. Tijdelijk versus permanent, resultaatgericht versus beleving en aandacht. Extra uitgave versus begrote en gefinancierde zorgverlening. Het loont de moeite om te onderscheiden of de culturen te beschrijven zijn, waar deze elkaar versterken en waar deze botsen. Bijvoorbeeld: in een gehandicaptenzorgorganisatie van stevige omvang is een projectenbureau opgericht en dit draait naar behoren. Men werkt met getrainde projectleiders, vaste formats, de besluitvorming omtrent projecten is helder, over budgetten worden tijdig goede afspraken gemaakt. Toch is er met regelmaat gedoe over de invulling van de projecten, de bemensing om specifiek te zijn. De resultaatgerichte medewerkers hebben grote moeite met de vrijblijvendheid en het veelvuldig afmelden van projectleden uit de operationele zorg. Ook de managers van de zorgafdelingen (of de teams) vinden het lastig om toe te zeggen en de toezeggingen gestand te houden. Een van de oorzaken is dat de zorgverlening nu eenmaal meer status heeft dan een project (erbij) doen. Hoe is dat in jouw organisatie? Hebben projecten een lagere status? Of niet direct aantoonbare bijdrage aan het welzijn van je cliënten? Onderhoud je als opdrachtgever en  opdrachtnemer een volwaardige en professionele relatie? Onze tip is drieledig: reserveer tijd en geld in het jaarplan (dus helder begroot), heb oog voor de status van projecten in combinatie met professionele leiding en maak het ontstaan en de voortgang van projecten onderdeel van de besluitvorming op bestuurlijk en directie niveau.

In veel organisaties wordt de mogelijkheid van medewerkers om deel te nemen in projecten, ook vanuit HRM oogpunt (ontwikkeling medewerkers) prioriteit gegeven. Je bouwt zo een gezonde projectencultuur van zowel boven- als onderaf op.

3. Train met regelmaat, altijd in combinatie met toepassing in de praktijk.

Scholing! “Klaslokalen vol worden getraind met onderwerpen die na 2 weken weer weggezakt zijn door de drukte en de waan van de dag” (Quote Directeur Ontwikkeling bij een stevige Jeugdzorgorganisatie).

Loont het de moeite om collega’s naar een training projectmatig werken te sturen? Je zou verwachten van een adviesbedrijf dat we daar volmondig ja op antwoorden. Maar het antwoord ligt genuanceerd. Projectmatig werken is wel degelijk te bevorderen met training mits voldoende voorzien van elementen die het makkelijk, zeer nuttig maken, om meteen in je eigen praktijk toe te passen. Een voorbeeld: Bij een grote ouderenzorgorganisatie, centraal in Nederland, werken we in de combinatie van leren, werken en borgen. Trainen op vaardigheden van projectmedewerkers, vaststellen van gedrag en afspraken omtrent Goed Opdrachtgeverschap met het Directieteam (zij zijn de opdrachtgevers van projecten), co-creatie van onderleggers/formats zoals projectplannen, planningen, project start-up handleidingen en besluitvormingsdocumenten. We noemen dit de PMW Toolkit. En last but not least begeleiden we 2 projecten van verschillende soort, met een project start-up en projectcoaching. Het resultaat is een prettig werkklimaat, een professionele projectencultuur in wording en goed draaiende projecten. Uiteraard herhalen we deze cyclus gedurende 2 jaar.

Onze tip: het loont echt de moeite (en de investering) om de projectvaardigheden van collega’s te versterken. Zorg er dan ook voor dat alle hier boven beschreven randvoorwaarden en context ook goed zijn ingevuld?

Wil je meer weten over de maximale benutting van de kracht van projectmatig werken naast het primaire zorgproces? En daarmee de slagingskans van de projecten vergroten? Neem contact met ons op, dan lopen we samen jouw vragen en onze mogelijkheden door om deze op te lossen.